Trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp, tên doanh nghiệp là nội dung quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh sau này. Tên doanh nghiệp còn là yếu tố giúp tạo nên thương hiệu, kết nối người dùng, thu hút nhiều khách hàng hơn.
Tuy nhiên, do có nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động, một số doanh nghiệp không còn muốn sử dụng tên cũ. Không phải chỉ đơn giản là đổi tên bảng hiệu, đổi tên công ty là thủ tục phức tạp, lằng nhằng đối với người không am hiểu luật.
Dưới đây là những thông tin chi tiết về trình tự, thủ tục đổi tên công ty cũng như những lưu ý khi thực hiện đổi tên.
Trình tự đổi tên công ty như thế nào?
Tên mới của công ty cũng cần đảm bảo các điều kiện theo pháp luật đưa ra giống như lúc đặt tên khi đăng ký thành lập công ty. Để đổi tên công ty, quý khách cần thực hiện những bước như sau:
Bước 1: Tra cứu tên công ty mới
Giống như tên công ty cũ, tên công ty mới không được trùng lặp với tên doanh nghiệp đã được đăng ký hoặc gây nhầm lẫn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không được sử dụng tên trùng với tên tổ chức chính trị, cơ quan nhà nước, lực lượng vũ trang nhân dân. Tên công ty không được chứa những từ nhạy cảm, vi phạm truyền thống, đạo đức, văn hóa của dân tộc hoặc doanh nhân.
Cách đơn giản để kiểm tra tên công ty có bị trùng lặp hay không là tra cứu trên Hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/. Nếu tên mới của công ty không bị trùng lặp hoặc vi phạm những điều trên, quý khách có thể sử dụng tên đó cho doanh nghiệp mình.
Lưu ý: khi đổi tên loại hình doanh nghiệp, chủ sở hữu cũng cần đổi tên của doanh nghiệp phù hợp với loại hình.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên công ty
Sau khi lựa chọn được tên phù hợp, quý khách cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên công ty. Đây là bước quan trọng, yêu cầu người chuẩn bị cần cẩn thận, có hiểu biết về thủ tục đổi tên công ty để đảm bảo hồ sơ chính xác nhất.
Hồ sơ không đầy đủ giấy tờ sẽ bị coi là hồ sơ không hợp lệ và sẽ bị trả lại trong vòng vài ngày. Điều này không chỉ gây tốn thời gian mà còn tốn chi phí không cần thiết. Do vậy, nhiều chủ doanh nghiệp thường lựa chọn dịch vụ của ADZ để tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí.
Hồ sơ đổi tên công ty bao gồm những giấy tờ sau:
- Giấy đăng ký thay đổi tên công ty có chữ ký của người đại diện công ty theo pháp luật ký.
- Quyết định đổi tên doanh nghiệp của Hội đồng thành viên có chữ ký của Chủ tịch hội đồng thành viên. Trong đó, quyết định phải ghi rõ nội dung sửa đổi trong Điều lệ của công ty.
- Bản sao hợp lệ biên bản cuộc họp về việc đổi tên doanh nghiệp của Hội đồng thành viên (do người ghi biên bản và chủ tọa ký). Trong đó, biên bản phải ghi rõ những nội dung sửa đổi trong Điều lệ của công ty.
- Thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp (cụ thể là tên công ty) có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
- Đối với doanh nghiệp khắc lại con dấu, thông báo mẫu dấu của công ty có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
- Giấy tờ ủy quyền cho người nộp hồ sơ và nhận kết quả.
Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi tên công ty
Hồ sơ chính xác cần đầy đủ giấy tờ, chữ ký và con dấu. Sau đó, chủ doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ qua mạng tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp ở tại Hà Nội, hồ sơ đổi tên công ty sẽ được tiếp nhận qua dịch vụ trực tuyến 100%.
Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy trực tiếp đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong thời hạn 3 ngày từ khi nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký ra kết quả chấp thuận hồ sơ hoặc yêu cầu sửa đổi hồ sơ (nếu chưa hợp lệ).
Bước 4: Khắc lại con dấu pháp nhân
Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp với tên công ty mới. Tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu pháp nhân mới và đăng con dấu mới trên cổng thông tin quốc gia.
Thời hạn thay đổi tên tiếng Việt thường là 03 – 05 ngày làm việc.
Thủ tục khi hoàn tất đổi tên công ty
Việc thay đổi tên công ty không ảnh hưởng đến quyền và các nghĩa vụ của công ty theo Điều lệ Công ty. Tên mới của công ty vẫn phải đảm bảo tuân thủ quy định đặt tên Luật Doanh nghiệp 2014 đề ra. Sau khi có kết quả đổi tên mới, công ty cần thực hiện các thủ tục dưới đây để hoàn tất quy trình đổi tên công ty.
1. Thay đổi con dấu công ty
Nội dung con dấu của công ty thường bao gồm tên công ty và mã số công ty. Do đó, khi thay đổi tên công ty, công ty cũng cần phải thay đổi con dấu pháp nhân. Sau khi tạo con dấu mới, công ty phải thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở công ty.
2. Thay đổi mẫu hóa đơn giá trị gia tăng VAT
Những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn VAT cần thay đổi hóa đơn VAT vì trong hóa đơn phải có tên công ty đang sử dụng. Công ty có thể đóng dấu mới vào hóa đơn và thông báo thay đổi mẫu hóa đơn đặt in cho cơ quan thuế. Hoặc, công ty có thể hủy hóa đơn cũ, in hóa đơn mới và thông báo mẫu hóa đơn mới cho cơ quan thuế.
Những lưu ý sau khi đổi tên công ty
Doanh nghiệp cần liên hệ với các đơn vị cung cấp chữ ký số, phần mềm kế toán làm thủ tục thay đổi tên công ty trên các thiết bị, phần mềm này. Điều này giúp quá trình kinh doanh hoạt động của công ty thuận lợi hơn.
Việc thay đổi tên công ty không chỉ ảnh hưởng đến công ty mà còn ảnh hưởng đến nhiều cơ quan chức năng, đối tác, công ty khác. Do đó, doanh nghiệp cần thông báo việc đổi tên công ty với những cơ quan, đối tác, công ty đó.
Đối với ngân hàng, doanh nghiệp cần liên hệ với ngân hàng để nộp bản sao đăng ký kinh doanh (đã đổi tên) và mẫu dấu mới. Tuy nhiên, doanh nghiệp không cần thông báo thông tin với cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan quản lý lao động, cơ quan bảo hiểm xã hội. Vì những cơ quan này đều được phép sử dụng thông tin về đăng ký doanh nghiệp do Phòng Đăng ký kinh doanh cung cấp.
