Khi đăng ký thành lập công ty, chủ doanh nghiệp phải lựa chọn địa điểm trụ sở chính phù hợp. Trụ sở chính là địa điểm liên lạc, gắn liền với công ty trong quá trình hoạt động.
Do đó, lựa chọn địa điểm trụ sở chính là điều rất quan trọng, cần được cân nhắc, tính toán cẩn thận để tránh rủi ro pháp lý sau này. Khi lựa chọn địa điểm trụ sở chính, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
Thứ nhất, trụ sở chính cần có địa chỉ rõ ràng
Trụ sở chính là địa điểm liên lạc chủ yếu của công ty với đối tác, khách hàng. Nếu địa chỉ chỉ chung chung, không cụ thể thì khách hàng, đối tác không thể tìm đến trụ sở công ty. Điều này vừa gây mất uy tín, thiện cảm của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng vừa gây bất lợi cho quá trình hoạt động kinh doanh sau này. Vì thế, địa chỉ của trụ sở chính cần rõ ràng, chi tiết nhất có thể.
Cụ thể, theo Luật Doanh Nghiệp 2014, địa chỉ của trụ sở chính công ty phải bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, tỉnh, thành phố. Ngoài ra, trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có số fax, số điện thoại và địa chỉ mail (nếu có).
Trong một vài trường hợp, địa chỉ trụ sở chính không có số nhà hoặc tên đường cụ thể. Khi đó, người đại diện doanh nghiệp xin xác nhận địa phương là địa chỉ đó chưa có tên đường, số nhà và kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.
Thứ hai, địa chỉ của công ty không được là nhà tập thể, căn hộ chung cư
Theo Luật Nhà ở 2014, căn hộ chung cư và nhà tập thể chỉ được sử dụng với mục đích để ở. Do đó, mọi doanh nghiệp đều không được sử dụng nhà tập thể, chung cư với mục đích kinh doanh.
Khi thành lập doanh nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng quy định này gây bất tiện, khó khăn khi lựa chọn trụ sở công ty. Tuy nhiên, quy định này bảo vệ quyền lợi của cư dân khu chung cư, nhà tập thể.
Tòa nhà chung cư, nhà tập thể chỉ được xây dựng phục vụ sinh hoạt, không phù hợp để hoạt động kinh doanh. Do đó, nếu doanh nghiệp đặt trụ sở tại nhà chung cư, nhà tập thể thì sẽ xảy ra tình trạng quá tải điện, nước, không đủ chỗ để xe, không đảm bảo an toàn….
Thứ ba, địa chỉ trụ sở chính phải đáp ứng điều kiện kinh doanh
Đây không phải là điều bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Đối với một số ngành nghề kinh doanh đặc biệt, pháp luật yêu cầu có giấy phép con trước khi hoạt động kinh doanh.
Bên cạnh đó, trụ sở chính phải đáp ứng đầy đủ điều kiện để được cấp Giấy phép kinh doanh. Ví dụ, đối với công ty sản xuất thực phẩm, trụ sở chính của công ty phải đáp ứng điều kiện về kho chứa thực phẩm trong Giấy phép kinh doanh thực phẩm.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp “lách luật”, không thực hiện đầy đủ yêu cầu của pháp luật. Những hành vi sai phạm về trụ sở chính sẽ có đều bị phạt nếu như bị phát hiện. Cụ thể, doanh nghiệp bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu vi phạm những điều sau:
- Địa chỉ trụ sở chính không có thật trên bản đồ hành chính hoặc doanh nghiệp không giao dịch, hoạt động trên địa chỉ đã kê khai.
- Doanh nghiệp đăng kí trụ sở mà không có quyền sử dụng hợp pháp hoặc quyền sở hữu địa chỉ đó.
- Quá trình kê khai không trung thực, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nơi tạm trú, nơi ở hiện tại của người quản lý doanh nghiệp không chính xác.
Không chỉ bị phạt tiền, doanh nghiệp còn phải đăng ký cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi lựa chọn địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần lưu ý về những điều kiện kinh doanh nếu có.
Thứ tư, địa chỉ trụ sở chính phải đáp ứng điều kiện khác
Bên cạnh những điều kiện đặc biệt của Giấy đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp còn phải lưu ý đến những điều kiện của địa phương. Để đảm bảo lợi ích của cư dân, nhiều địa phương đặt quy định, không cho một vài ngành nghề được phép hoạt động tại địa phương đó.
Vì không tìm hiểu kĩ địa phương nên nhiều doanh nghiệp đã đăng ký trụ sở nhưng không thể hoạt động. Mỗi địa phương sẽ có những quy định cấm, hạn chế ngành nghề khác nhau. Do vậy, chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu kĩ trước khi thành lập doanh nghiệp.
