Trong thời đại công nghệ nay, hóa đơn điện tử dần chứng minh được vị trí quan trọng của mình. Thực tế, hóa đơn điện tử không chỉ có lợi ích với doanh nghiệp còn giúp cơ quan thuế dễ quản lý, kiểm soát hơn.
Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí
Thông thường, hóa đơn giấy gây lãng phí ngân sách của doanh nghiệp. Trung bình một quyển hóa đơn giấy có giá từ 300 nghìn đến 500 nghìn đồng. Mỗi tháng, doanh nghiệp cần in 5-10 quyển hóa đơn giấy mới có thể đủ để sử dụng.
Đồng nghĩa rằng, mỗi tháng doanh nghiệp phải mất 3-5 triệu đồng. Nếu doanh nghiệp quy mô lớn thì chi phí hóa đơn còn tăng lên gấp 4-5 lần, có thể lên tới chục triệu đồng.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn tốn chi phí bảo quản, lưu trữ, phân loại hóa đơn, chi phí chuyển phát đến khách hàng. Số lượng hóa đơn càng lớn thì càng nhiều chi phí phát sinh hơn.
Một trong những ưu điểm lớn của hóa đơn điện tử chính là tiết kiệm chi phí tối đa cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp không phải in hóa đơn hay tốn diện tích để bảo quản, lưu trữ hóa đơn.
Doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn, ký điện tử và gửi hóa đơn đến cơ quan Thuế để cấp mã xác thực. Khách hàng được nhận hóa đơn dưới dạng file điện tử, doanh nghiệp không tốn chi phí chuyển phát. Hóa đơn có thể được gửi tới khách hàng qua nhiều phương tiện như SMS, Email, Gmail, Drive,…
Điều này không chỉ làm giảm chi phí in hóa đơn của doanh nghiệp mà còn giúp bảo vệ môi trường. Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không còn phải tốn vài chục triệu đồng để in hóa đơn.
Hóa đơn điện tử giúp tăng độ chính xác của thông tin
Đối với hóa đơn giấy, kế toán phải thực hiện bằng tay với giấy than nên không thể tránh khỏi sai sót. Điều này không những khiến quy trình làm việc kém hiệu quả mà còn có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Khi lập hóa đơn điện tử, kế toán sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế. Trước khi hóa đơn được xác thực với tổng cục thuế, kế toán có thể kiểm tra, sửa hóa đơn ngay trên phần mềm. Điều này giúp tăng độ chính xác của hóa đơn cao hơn.
Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian
Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, hóa đơn điện tử còn giúp tiết kiệm thời gian. Đối với hóa đơn giấy, thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn phức tạp, tốn nhiều thời gian. Ngoài ra, việc quản lí hóa đơn giấy cũng cần cẩn thận. Nếu mất hóa đơn, doanh nghiệp phải giải trình chi tiết với cơ quan Thuế.
Hàng tháng, kế toán phải thống kê chi tiết tình hình hóa đơn để cơ quan Thuế có thể dễ dàng kiểm soát. Những bước thủ tục pháp lí lằng nhằng vừa gây lãng phí nguồn nhân lực vừa gây tốn chi phí.
Do đó, nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử tại Hà Nội để lược bỏ những công đoạn không cần thiết. Doanh nghiệp tự thiết kế, phát hành hóa đơn, thực hiện thủ tục online 100%. Kết quả từ cơ quan Thuế sẽ được xử lí và gửi lại ngay trong ngày.
Đăng ký hóa đơn điện tử giúp rút ngắn quy trình và thực hiện thủ tục 7 lần so với hóa đơn giấy. Ngoài ra, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bởi vì mỗi hóa đơn xác thực đều được lưu thông tin trên hệ thống của tổng cục Thuế.
Hóa đơn điện tử tăng độ tin cậy của doanh nghiệp
Vấn đề hóa đơn giả hay hóa đơn hết hạn sử dụng đang là một vấn đề nghiêm trọng hiện nay. Đối với hóa đơn trái phép, doanh nghiệp sẽ chịu phạt từ 20-50 triệu đồng và có thể bị truy tố hình sự (tùy theo mức độ).
Hóa đơn điện tử chính là một giải pháp tuyệt vời, có thể đẩy lùi hiện tượng làm giả hóa đơn. Mỗi hóa đơn được cơ quan Thuế cấp mã xác thực nghĩa là đã có giá trị pháp lý. Nếu khách hàng muốn kiểm tra hóa đơn thì chỉ cần nhập mã trên website tổng cục Thuế để tra cứu.
Ngoài ra, trên hóa đơn điện tử sẽ có các thông tin như logo, hình ảnh, mã số xác thực được cung cấp bởi cơ quan Thuế,… Điều này vừa thể hiện cách làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp, vừa tăng độ uy tín của doanh nghiệp.
Với những lợi ích như trên, có thể khẳng định: Hóa đơn điện tử đang và sẽ trở thành một xu thế tất yếu trong các giao dịch kinh tế.
