Từ ngày 1/11/2020, 100% doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử trong quá trình hoạt động. Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí, mang lại nhiều lợi ích.
Dù những tập đoàn lớn hay những doanh nghiệp nhỏ hoặc kinh doanh nhỏ lẻ đều có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, để áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đạt một số điều kiện cụ thể.
Hóa đơn điện tử là gì?
Trước đây, khi chưa có sự xuất hiện của hóa đơn điện tử, 100% doanh nghiệp đều sử dụng hóa đơn giấy. Sau thời gian dài sử dụng, hóa đơn giấy lộ rõ nhiều khiếm khuyết, hạn chế như tốn diện tích lưu trữ, quy trình phức tạp, tốn chi phí,… Vì vậy, hóa đơn điện tử ra đời, dần thay thế vai trò của hóa đơn giấy, khắc phục được những hạn chế đó.
Theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu điện tử về việc cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn bán hàng, phiếu thu hàng, chứng thực thu cước,…. Lưu ý, hóa đơn điện tử không phải là hóa đơn dạng giấy lưu trữ bằng điện tử.
Sử dụng hóa đơn điện tử có những điều kiện gì?
Trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính đã quy định rất rõ về những điều kiện mà doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh cần đảm bảo để sử dụng hóa đơn điện tử.
Cụ thể, để áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đạt những điều kiện sau:
- Doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ có thể kết nối phần mềm kế toán. Dữ liệu hóa đơn điện tử cung ứng hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp tự động chuyển vào phần mềm kế toán ngay khi tạo hóa đơn.
- Phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ cần đảm bảo đầy đủ quy trình sao lưu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu. Hệ thống lưu trữ cần đáp ứng hoặc chứng minh có thể tương tích với chuẩn mực hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Phần mềm có thể sao lưu, phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp trục trặc. Hệ thống cần đảm bảo có thể sao lưu dữ liệu của hóa đơn ra các vật mang tin hoặc hệ thống trực tuyến.
- Đội ngũ thực hiện trình độ cao, đạt yêu cầu, có khả năng đảm bảo thực hiện tốt việc tạo lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế. Hoặc doanh nghiệp là tổ chức kinh tế sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Doanh nghiệp có mạng thông tin, địa điểm, các đường truyền tin, thiết bị truyền tin có thể khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, có khả năng lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải có chữ ký điện tử theo pháp luật quy định.
Thời điểm doanh nghiệp bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử
Nhiều chủ doanh nghiệp lo lắng rằng liệu hóa đơn điện tử có bắt buộc phải áp dụng không. Tại thời điểm hiện tại thì doanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp cần hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01/01/2020. Cụ thể, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh bắt buộc hoàn thành việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử cần có mã của cơ quan thuế theo quy định Nhà nước.
Đối với trường hợp chưa đủ điều kiện về công nghệ thông tin thì cơ sở kinh doanh được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ. Cơ sở kinh doanh phải gửi tờ khai thuế giá trị gia tăng và mẫu theo Phụ lục 03 đến cơ quan thuế.
Cơ sở kinh doanh mới thành lập được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì bắt buộc phải áp dụng. Nếu chưa đủ điều kiện áp dụng, cơ sở kinh doanh được phép dùng Hóa đơn giấy.
